مقاله با موضوع سازمانها، استراتژیک، ، کارکنان، ارتباطات، مشارکت، مکاتبات، رقابتی

پرتلاطم امروز موفقیت سازمانها در گرو جهت گیری همه بخش های سازمان در راستای مسیر استراتژیک آن می باشد.آنچه در این بین از اهمیت ویژه ای برخورادار است مکمل بودن استراتژی کسب و کار سازمان با استراتژی فناوری اطلاعات آن می باشد. اگر این دو استراتژی در مسیرهای مختلفی حرکت نمایند، خطر شکست کسب و کار سازمان افزایش می یابد. با توجه به سرمایه گذاری های زیادی که امروز سازمانهای مختلف در زمینه فناوری اطلاعات انجام می دهند، آنچه برای آنها بسیار مهم می باشد این است که فناوری اطلاعات به عنوان یک منبع استراتژیک در جهت رسیدن به اهداف استراتژیک آن مورد توجه قرار گیرد(علی پور پیجانی،اکبری،1385،ص156).بشر همواره به دنبال بهره گیری از سیستمها و روشهایی است که ضمن سهولت در کار به حداکثر بهره وری نائل شود. امروزه با توجه به اهمیت مقوله ی ارتباطات تلاش بشری معطوف به ایجاد و بهره گیری از سیستم هایی گشته است که فرایند ارتباطات را تسهیل می کند(خاکی،1382). سیستم های فناوری اطلاعات در جهت تسهیل ارتباطات و همچنین ایجاد ارتباطات با اهداف زیر پیاده سازی و به کار گرفته می شوند:
افزایش سرعت و دقت در پاسخگویی به مراجعان و صرفه جویی در زمان
بی نیازی به مراجعه حضوری برای ارائه نامه و پی گیری پاسخ آن
سازمان دهی و بهینه سازی گردش مکاتبات
استاندارد سازی فرایندهای گردش مکاتبات
به حداقل رساندن مکاتبات کاغذی در داخل و خارج از سازمان
ایجاد روش های صحیح و استاندارد گردش کارها در سازمان و پی گیری بهبود مستمر آنها
افزایش سرعت و ایجاد سهولت در مکاتبات بین سازمانی
دسترسی سریع به مکاتبات بایگانی شده
افزایش کارایی کارکنان از طریق فراهم آوردن امکان سنجش و اندازه گیری فعالیتها
ایجاد بستر مناسب برای استقرار سایر سیستمهای یکپارچه(زارعی،1373،ص48).
15-2 فناوری اطلاعات و توانمندی سازی کارکنان:
توانمندی سازی عبارت است از فرایند تسهیم قدرت با اعضای گروه تا بدین طریق احساس خود اثر بخشی آنها ارتقاء یابد. توانمند سازی برای افراد مختلف معانی متفاوتی را تداعی می نماید و چند دهه از کاربرد آن می گذرد.اما آنچه جدید است نقشی است که فناوری اطلاعات در امکان پذیر ساختن توانمند سازی منسجم و جامع ایفا می نماید. هنگامی که سازمانها قصد توانمند سازی کارکنان را دارند. سیستم های اطلاعاتی می توانند به عنوان یک رکن مهم در این زمینه مطرح گردند و امکان دسترسی بیشتر را برای سطوح پایین سلسله مراتب فراهم می آورند.فناوری اطلاعات عدم تمرکز در تصمیم گیری و اختیارات را به وسیله کنترل متمرکز امکان پذیر می نماید و کارکنان را قادر می سازد تا به اطلاعات مورد نیاز جهت تصمیم گیری سریع دسترسی داشته باشند.مهم ترین حمایت فناوری اطلاعات از توانمند سازی، تامین اطلاعات صحیح و به موقع، با کیفیت و هزینه مناسب می باشدو علاوه بر این فناوری اطلاعات قادر است ابزارهای جدیدی را فراهم آورد که خلاقیت و کارایی کارکنان و کیفیت کارشان را نیز افزایش دهد(عزیزی نژاد،1387،ص24).
16- 2فناوری اطلاعات و کنترل در سازمان:
ابزارهای کنترل را می توان در چهار زمینه کلی عنوان کرد:
1- کنترل سنتی: در ساختارهای سنتی فئودالی ، کنترل از طریق سنت و ادراک اعمال می شد. مقامات کنترل به طور سنتی و موروثی به نسل های بعدی منتقل می شد و جامعه نیز این ساختار کنترلی را چون سنت بود، می پذیرفت.
2- کنترل کاریزماتیک: در این حالت کنترل از طریق رابطه ی بین رهبر و پیروان اعمال می گردید. در این حالت رهبران کاریزماتیک ، شیوه عمل را انتخاب می کردند و پیروان نیز از آنها تبعیت می نمودند، چون آنها را قبول داشتند.
3- کنترل بوروکراتیک: در بوروکراسی ، کنترل در ساختار سازمانی تعبیه می شد، ساختاری کهبر قانون و مقررات استوار بود و جنبه غیر شخصی داشت و تبعیت از آنها الزامی بود.
4- کنترل اینفورماتیک: در این نوع کنترل، کنترل از طریق نرم افزارها اعمال می شود. مجموعه دانش ها و آگاهی های تخصصی بسیار رشد کرده است و اینفوکراسی می تواند هر نوع اطلاعی را از طریق شبکه های الکترونیکی به دست آورد، از سیستمهای خبر استفاده کند و به کلیه دانش های تخصصی و حرفه ای مجهز شود(زاهدی،1380،ص64).
استفاده گسترده از فناوری اطلاعاتی ، این امکان را برای سازمانها فراهم آورد که هر فعالیتی، چگونگی انجام آن و زمانی را که برای آن اختصاص می یابد کنترل کنند.کلیه فعالیت ها تحت نظارت قرار می گیرند و اطلاعات مربوط به آنها در پایگاههای اطلاعاتی وسیع ذخیره می شوند(همان منبع،ص65). با استفاده از فناوری اطلاعات می توان پنج رویکرد را برای سازمانها تعیین نمود این رویکردها عبارتند از:
رویکرد نظریه تابع تولید: در این رویکرد فناوری اطلاعات به عنوان نهاده ی جدید در کنار سایر نهاد ها در تابع تولید قرار می گیرد و اثر آن بر خروجی سازمان مورد ارزیابی قرار می گیرد.
رویکرد فرآیند گرا یا رویکرد راهبرد رقابتی: در این رویکرد توسعه فناوری اطلاعات از طریق ارتقای کارآیی عملیاتی فرآیندهای واسطه ای کسب و کار منجر به مزیت رقابتی برای سازمانها می شود.
رویکرد مبتنی بر منابع: در این رویکرد سرمایه گذاری فناوری اطلاعات با خلق مزایای رقابتی با دوام از طریق شایستگی ها و منابع منحصر به فرد، ثابت و وابسته به مسیر بر عملکرد سازمانها اثر می گذارد.
رویکرد گزینه دیجیتال: طبق این رویکرد فناوری اطلاعات از طریق خلق راهها و گزینه های انتخابی جدید و افزایش انعطاف پذیری سازمانها در انتخاب گزینه ها در محیط ناامن رقابتی امروزی، منجر به خلق ارزش های جدید و به تبع آن افزایش عملکردهای سازمان می شود.
رویکرد اضافه رفاه مصرف کننده: در این رویکرد این فرضیه عموما آزمون می گردد که تغییر در رفاه مصرف کننده پس از سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات مثبت بوده و ماهیت فزاینده دارد(فتحی و همکاران،1386،صص270268).
17-2 فناوری اطلاعات و مشکلات پیش روی آن
چالشهای فرا روی پروژ ه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات را به سه دسته تقسم می کنند این سه دسته عبارتند از
مشکلات ناشی از محیط تعریف و اجرای پروژه
مشکلات ناشی از روش پروژه
مشکلات ناشی از نحوه اجرای پروژه
هرچند از این سه دسته مشکل ، تنها مشکلات دسته3و2 مستقیما به مجری پروژه مربوط می شود و مهار مشکلات ناشی از محیط خارج از کنترل تیم اجرایی است. با وجود این شناخت و تحلیل مشکلات، توانایی مجری را در کاهش اثرات ریسک های ناشی از این گونه مشکلات افزایش می دهد.
1- مشکلات ناشی از محیط: مشکلات ناشی از محیط را می توان به چند دسته تقسیم نمود:
الف) ابهام در استراتژی های سازمانی: یکی از اصلی ترین اهداف برنامه ریزی فناوری اطلاعات در سازمانها، همسو سازی فناوری اطلاعات با استراتژی های سازمانی است. در دهه 1990 بروز آنچه به(( پارادوکس بهره وری)) شهرت یافت، موضوع همسو سازی استراتژیک را به پارادایم غالب برنامه ریزی فناوری اطلاعات تبدیل کرد، به گونه ای که امروزه در همه روش های برنامه ریزی فناوری اطلاعات، شناخت جهت گیریهای استراتژیک سازمان و عناصر برنامه استراتژیک آن، اولین گام در فرایند برنامه ریزی فناوری اطلاعات به شمار می رود(رزاقی اسکویی،1382،ص18).
ب) نیاز به تجدید مهندسی فرایندها: اگر اثربخشی یک پروژه برنامه ریزی فناوری اطلاعات را در میزان تحولی بدانیم که این پروژه در بهبود عملکرد نهایی سازمان دارد، باید اذعان کرد که انجام این گونه پروژه ها در سازمانهایی که فرایندهای سنتی انجام کار در آنها به طور اساسی نیاز به طراحی و مهندسی مجدد دارند، از پیش محکوم به شکست است. برنامه ریزی فناوری اطلاعات که با هدف بهینه سازی استفاده از فناوری اطلاعات در دست یابی سازمان به اهدافش انجام می شود، در صورتی که در چنین سازمانهایی اجرا شود، در نهایت ممکن است به مکانیزه شدن فرایندهایی منجر گردد که یا میزان ارتباط آن ها با اهداف استراتژیک سازمان مورد تردید است و یا به دلیل اشکالات فراوان در گردش کار، عملا مانع از دست یابی به سطح بالایی از بهره وری سازمانی می گردد.
ج) عدم مشارکت مدیران و کارکنان: با توجه به ماهیت مشارکت فرایند برنامه ریزی در سازمانها ، یکی از بزرگترین چالشهای مجریان پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات جلب مشارکت فعالان مدیران ارشد، مدیران میانی و سایر کارکنان سازمان در این پروژ ه هاست. نقش هریک از این سطوح سازمانی در فرایند برنامه ریزی فناوری اطلاعات متفاوت است و از تعیین جهت گیری استراتژیک تا ارائه اطلاعات لازم برای مدل سازی معماری موجود سازمان متغیر است، اما بدون میزان معینی از مشارکت هر یک سطوح ذکر شده، نمی توان به موفقیت پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات خوش بین بود(شهرستانکی،1385،ص25).
2- مشکلات ناشی از روش: مشکلات ناشی از روش را نیز می توان به چند دسته تقسیم

متن کامل در سایت homatez.com